Как отразить в бухгалтерском учете приобретение гсм за наличный расчет. Особенности учета расходов на (горюче-смазочные материалы) ГСМ Авансовый отчет по бензину
Любое предприятие, имеющее в своем распоряжении автотранспорт и использующее его в производственных целях, должно позаботиться о надежном механизме учета ГСМ (горюче-смазочные материалы). В статье мы на примерах разберемся в специфике отражения операции с горюче-смазочные материалами и рассмотрим .
ГСМ в учете отражают на счете 10. В зависимости от местонахождения горюче-смазочных материалов используют такие группы аналитического учета:
- ГСМ на складе;
- оплаченные талоны;
- топливо в баках.
Приобретение ГСМ по талонам
ООО «Автолюбитель» в марте 2016 приобрело талон на бензин стоимостью 1020 руб., НДС 156 руб. Талон был выдан водителю Кондратьеву А.К., который приобрел по талону 60 л бензина (17 руб./литр), НДС 9,15 руб. По итогам марта 2016 бензин в количестве 60 л был израсходован.
| Дт | Кт | Описание | Сумма | Документ |
| 60 | Перечислены средства в счет оплаты талона на бензин | 1020 руб. | Платежное поручение | |
| 10 Талоны полученные | 60 | Оприходование талона на бензин (60 л) | 864 руб. | Расходная накладная |
| 19 | 60 | Отражение НДС по приобретенному талону | 156 руб. | Расходная накладная |
| 10 Талоны выданные | 10 Талоны полученные | Талон выдан водителю Кондратьеву А.К. | 864 руб. | Книга учета движения талонов |
| 10 Бензин в бензобаках | 10 Талоны выданные | Бензин, заправленный в банк, оприходован в учете | 864 руб. | Чек АЗС, отрывной купон к талону |
| 68 НДС | 19 | НДС к вычету | 156 руб. | Счет-фактура |
Использование и списание ГСМ
В декабре 2015 ООО «Юпитер» был приобретен бензин в количестве 115 литров по цене 41 руб./л без НДС. На начало месяца в учете ООО «Юпитер» числилось 35 литров бензина той же марки по средней себестоимости руб./л. Для заправки автомобиля было выдано 45 л бензина.
Средняя себестоимость списания за декабрь 2015 — 42 руб. (115 л * 41 руб. + 35 л * руб.) / (115 л + 35 л).
Списание ГСМ на ООО «Юпитер» осуществляется по установленным нормам. Норма расхода для данного автомобиля составляет 8 км., поправочный коэффициент — 10%. Согласно путевому листу, в декабре 2015 было пройдено 110 км.
Расход бензина в декабре — 9,68 л (0,01 * 110 * 8 * (1 + 0,01 * 10).
Сумма к списанию 407 руб. (9,68 л * 42 руб.)
Недостача ГСМ
По итогам проведения инвентаризации на ООО «Гарант 1» была выявлена недостача ГСМ. Учетная стоимость ГСМ составила 1030 руб., рыночная стоимость — 1075 руб. Лицо, виновное в , было установлено — водитель Кондратьев А.К., который признал свою вину и дал согласие на погашение суммы недостачи за счет собственных средств. 01 сентября 2015 Кондратьев внес в кассу 750 руб. в счет погашения долга.
В учете ООО «Гарант 1» данные операции были отражены таким образом:
| Дт | Кт | Описание | Сумма | Документ |
| 10 | Отражение стоимости недостачи ГСМ, выявленной при | 1030 руб. | Инвентаризационная ведомость | |
| 73 | Отнесение стоимости недостачи на виновное лицо Кондратьева А.К. (балансовая стоимость) | 1030 руб. | Акт установления виновного лица | |
| 73 | 98 | Отражение разницы между балансовой и рыночной стоимости ГСМ (1075 руб. — 1030 руб.) | 45 руб. | Сличительная ведомость |
| 50 | 73 | Кондратьев А.К. погасил недостачу ГСМ через кассу | 750 руб. | Приходный кассовый ордер |
| 98 | 91/1 | Включение в состав доходов разницы между рыночной и балансовой стоимостью недостающих ГСМ (45 руб. * (750 руб. / 1075 руб.) | 31 руб. | Сличительная ведомость |
Перерасход ГСМ
По итогам октября 2015 на ООО «Заря 1» был установлен перерасход потребления топлива на служебном автомобиле сверх установленных норм. Комиссией было установлено, что ГСМ были израсходованы сверх нормы по вине водителя Кондратенко П.К., в связи с чем было принято решение о взыскании суммы перерасхода в размере 2143 руб., НДС 327 руб. с виновного лица. Кондратенко внес сумму перерасхода в кассу.
В учете ООО «Заря 1» были отражены такие проводки:
| Дт | Кт | Описание | Сумма | Документ |
| 68 НДС | 19/3 | Восстановление вычета НДС | 327 руб. | Акт комиссии |
| 10/3 | Отражение стоимости ГСМ, которые были израсходованы сверх нормы | 1816 руб. | Акт комиссии | |
| 19/3 | Отражение НДС от стоимости ГСМ, которые были израсходованы сверх нормы | 327 руб. | Акт комиссии | |
| 73/2 | Отнесение стоимости ГСМ на расчеты с водителем | 2143 руб. | Акт комиссии | |
| 50 | 73/2 | Стоимость ГСМ, израсходованных сверх нормы, внесена водителем Кондратенко П.К. в кассу | 2143 руб. | Приходный кассовый ордер |
Как правильно списать ГСМ? Это достаточно сложный вопрос для многих организаций. Не для кого не секрет, что списывать ГСМ нужно согласно установленным нормативами, но что это за нормативы, откуда брать нормы расхода ГСМ? В статье поговорим о том, как происходит бухгалтерский и налоговый учет ГСМ на предприятии.
Организации, использующие транспорт, постоянно сталкиваются с вопросом учета расходов, связанных с их эксплуатацией и обслуживанием. Правильно учесть эти расходы в бухгалтерском и налоговом учете – это очень важно, ведь данные расходы могут уменьшить налоговую базу при расчете налога на прибыль, поэтому важно, чтобы расходы были правильно определены, экономически обоснованы и документально подтверждены. Все это нужно для того, чтобы при возникновении вопросов у налогового органа, вы сумели доказать необходимость списать горюче-смазочные материалы именно в таком количестве.
Что относится к ГСМ?
- топливо (бензин, дизель, газ);
- смазочные материалы (различного вида смазки, масла, используемые в обслуживании и ремонте транспорта);
- жидкости (тормозная, охлаждающая).
То есть, как видим, ГСМ это не только топливо, но и сопутствующие материалы, применяемые для ремонта и обслуживания транспорта.
Каким образом происходит списание расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете? Для списания горюче-смазочных материаловв используются определенные нормативы.
Минтрансом России установлены нормы списание ГСМ в расходы организации, можно воспользоваться этими нормативами. При этом НК РФ не запрещает разработать собственные нормы расхода горюче-смазочных материалов и руководствоваться при списании своими нормами.
Как рассчитать нормы расхода ГСМ?
Устанавливая для себя свои лимиты использования топлива, смазочных материалов, нужно помнить, что полученные нормы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Только тогда будет возможность списать ГСМ в расходы организации и уменьшить на эту величину .
Для разработки собственных нормативов можно воспользоваться имеющейся технической документацией к транспортному средству. Согласно этой документации установить расход топлива и прочих смазочных материалов в зависимости от сезонности, времени года и прочих факторов.
Помимо этого, расчет нормы расхода ГСМ можно выполнить и другим способом: проанализировать статистику фактического использования данного транспорта и произвести замеры.
Для того чтобы правильно провести замеры, нужно создать комиссию, которая будет контролировать процесс. Сама процедура замеров происходит следующим образом: в пустой бак заливается топливо, отмечается показания спидометра. Далее автомобиль используется до полного опустошения бака. Когда бак станет пустым, опять отмечаются показания спидометра. На основе начальных и конечных данных спидометра определяется количество километров, которые автомобиль проехал на залитом количестве топлива. После этого количество топлива делим на количество километров и получаем расход топлива на 1 км. Эта величина будет выступать нормой расхода. Данный способ расчета норм расхода ГСМ используется наиболее часто.
Выполняя замеры, следует помнить, что на конечный результат может повлиять множество факторов:
- загруженность автомобиля;
- наличие дорожных пробок;
- время года;
- наличие простоев автомобиля с включенным двигателем.
Для того чтобы учесть все эти факторы, нужно провести замеры в различных ситуациях. При этом получится несколько различных нормативов, которыми стоит руководствоваться при списании ГСМ в расходы организации.
Для того, чтобы утвердить полученные нормы, нужно составить акт, отражающий все результаты замеров. Члены комиссии должны подписать документ.
Кроме того, должен быть составлен приказ на списание ГСМ, утверждающий полученные нормы.
Организация может использовать несколько различных норм в зависимости от условий эксплуатации, а может определить один норматив в стандартной ситуации и к нему различные поправочные коэффициенты, отражающие различные условия работы транспорта.
Бухгалтерский учет ГСМ на предприятии:
В бухгалтерии ГСМ списываются на (работ, услуг) для производственных предприятий или в расходы на продажу для торговых предприятий.
Проводка по списанию ГСМ выглядит следующим образом Д20 (23, 26, 44) К10/3.
Данная проводка выполняется на основании следующих первичных документов:
- путевой лист: на основании этого документа списывается используемое топливо;
- акт на списание ГСМ: на основании этого документы могут списываться прочие смазочные материалы.
ГСМ в бухгалтерии списывается в дебет счета 20 «Основное производство» в том случае, если автомобиль используется в рабочих целях, например, для доставки грузов покупателям.
Если автомобиль использовался для служебных поездок, связанных с управлением организации, то ГСМ списывается в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».
На счет 23 «Вспомогательное производство» ГСМ обычно списывают предприятия, имеющие целый транспортный парк.
Указанная выше проводка по списанию топлива выполняется на сумму фактически использованного топлива. Зачастую определить, сколько топлива по факту было израсходовано, достаточно проблематично, ведь нет возможности точно определить, сколько топлива осталось в баке автомобиля. В этом случае организация может списывать топливо по установленным нормативам. Очень часто именно так организации и делают, списывают топливо на основании разработанных норм расхода ГСМ.
Приобретение ГСМ происходит либо за наличные средства, либо за безналичные. В случае, если водитель, например, заправляет автомобиль на заправочной станции за наличный расчет, то необходимая сумма денег выдается ему под отчет на основании авансового отчета. Купленное топливо приходуется в дебет счета 10/3 на основании этого авансового отчета, а также приложенных к нему документов, подтверждающих оплату, например, чек.
Если же ГСМ приобретается за безналичный расчет, то приходуются эти материалы в дебет счета 10/3 на основании накладных и прочих документов, подтверждающих безналичную оплату.
Учет ГСМ в бухгалтерии проводки:
Название операции |
||
| Приобретение ГСМ за наличный расчет | ||
Выданы деньги под отчет на покупку ГСМ |
||
Оприходованы приобретенные ГСМ за наличный расчет |
||
Возвращены в кассу неизрасходованные наличные деньги |
||
| Приобретение ГСМ за безналичный расчет | ||
Перечислена оплата поставщику за ГСМ |
||
Оприходованы приобретенные ГСМ за безналичный расчет |
||
Выделен НДС из стоимости ГСМ, предъявленный поставщиком |
||
Выделенный НДС направлен к вычету |
||
| Списание ГСМ | ||
Списана стоимость израсходованных ГСМ в расходы на продажу (для торговых предприятий) |
||
Списана стоимость израсходованы ГСМ на себестоимость продукции, работ, услуг (для производственных предприятий) |
||
Инвентаризация ГСМ:
Периодически организация должна проводить инвентаризацию ГСМ, сверять фактические остатки в баках автомобилей с учетными данными. Для того, чтобы провести инвентаризацию, можно воспользоваться следующими способами:
- слить полностью топливо из бака и определить его количество, после чего сверить с остатками на счете 10/3;
- долить топливо в бак до его наполнения, зная полный объем бака и объем долитого топлива, можно путем вычитания из первого значения второго определить, сколько топлива было в баке изначально.
Инвентаризация ГСМ должна проводиться с необходимой периодичностью, например, раз в неделю или в месяц, зачастую организация проверяет остатки ГСМ ежедневно.
ГСМ, реализуемые на автозаправочных станциях (АЗС) и других объектах аналогичного назначения, могут приобретаться: по талонам. по топливным картам. за наличный расчет через подотчетное лицо. Подотчетное лицо - это лицо, которое получает денежные средства под отчет для оплаты товаров (работ, услуг) в интересах организации, где оно является официальным работником. Для получения наличных денежных средств под отчет работнику необходимо написать заявление в произвольной форме. На данном заявлении руководитель юридического лица собственноручно утверждает сумму и срок, на который выдаются наличные деньги. В качестве подтверждения согласия с содержанием документа, руководитель визирует и датирует его. Выдача денежных средств под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме денег. На основании заявления подотчетного лица оформляется расходный кассовый ордер (п. 4.1, п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее - Положение № 373-П)). Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход компенсируется, и деньги выдаются подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. После того, как работник выполнил поручение организации, он обязан предоставить авансовый отчет в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу (абз. 2 п. 4.4 Положения № 373-П, п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки"). Организация вправе разработать самостоятельно форму авансового отчета, которая должна содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ) или использовать унифицированную форму АО-1 (более подробно о первичных учетных документах см. здесь). К авансовому отчету работник обязан приложить документы, подтверждающие произведенные расходы (ст. 252 НК РФ). На основании п. 1 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" организации (ИП) обязаны выдавать покупателям при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки. В соответствии с п. 4 постановления Правительства РФ от 30.07.1993 № 745 "Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" перечень обязательных реквизитов кассового чека не содержит всех реквизитов первичного учетного документа в соответствии с Законом № 402-ФЗ. Так как чек ККТ выдается не организации, а физическому лицу, то основанием у организации для оприходования ТМЦ, приобретенных для нее сотрудником, являются первичные учетные документы, в частности, авансовые отчеты, товарные чеки, квитанции к приходному кассовому ордеру и пр. (письмо ФНС России от 25.06.2013 № ЕД-4-3/11515@). В случае, если в кассовом чеке НДС отдельной строкой выделен, но счет-фактура отсутствует, то право на вычет суммы НДС у покупателя нет (письмо Минфина России от 09.03.2010 № 03-07-11/51, письмо Минфина России от 03.08.2010 № 03-07/11/335). В случае, если в чеке ККТ сказано, что стоимость товара включает НДС и счет-фактура отсутствует, то данный НДС также нельзя принять к вычету. В случае, если сумма НДС отдельной строкой не выделена, то всю стоимость товара можно включить в расходы. Обратите внимание! Лимит расчетов наличными деньгами в рамках одного договора, заключенного между организациями (индивидуальными предпринимателями) не должен превышать 100 000 руб. (п. 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У). После утверждения авансового отчета, организация приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. Право собственности на топливо переходит от продавца к покупателю при получении бензина на АЗС в момент слива топлива в бак транспортного средства или иную соответствующую емкость. Заправка бензина в бак автомобиля на основании кассового чека АЗС только подтверждает факт оплаты материальных ценностей в виде бензина (ст. 493 ГК РФ), но не подтверждает факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей. Для целей бухгалтерского учета ГСМ относятся к материально-производственным запасам и учитываются в соответствии с ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов". Аналитический учет МПЗ ведется по фактической себестоимости на субсчете 10.03 "Топливо" счета 10 "Материалы". Для целей налогового учета расходы на приобретение ГСМ организации вправе учитывать в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Списание ГСМ на затраты производится по мере их расходования в фактических объемах на основании надлежаще оформленных документов, в частности по путевым листам (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). Путевой лист - документ, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля (форма № 0345001, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78). Организации могут разработать свою форму документа, которая должна содержать все реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона о бухучете. Транспортные организации обязаны применять формы путевых листов, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Фактический расход топлива определяется на основании данных о пробеге автомобиля с применением норм расхода топлива, установленных для соответствующей марки автомобиля. При нормировании расхода на ГСМ списание производиться по каждому автомобилю отдельно и выполняется одним из следующих способов: по нормам расхода, утвержденным руководителем предприятия, или Нормам расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р); по данным о фактически выработанном топливе (подтверждается инвентаризацией остатков). Если в учетной политике организации предусмотрено использование норм расхода ГСМ, то сумма израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы организации (Дт 20, 23, 26, 44 и др. Кт 10.03), а расход топлива сверх норм включается в состав прочих расходов (Дт 91.02 Кт 10.03). Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12). Рассмотрим пример, в котором из кассы организации сотруднику выданы денежные средства под отчет на покупку бензина для заправки легкового автомобиля. Сотрудник предоставляет авансовый отчет с приложением кассового чека, а также путевой лист, на основании которого израсходованное топливо списывается в расходы. Пример Организация ООО "Торговый Дом" имеет на балансе собственный автомобиль марки Volkswagen Passat B7. Эксплуатация автомобиля предназначена для административных целей. Из кассы организации на основании заявления сотрудника выданы денежные средства под отчет в сумме 5 000,00 руб. для покупки бензина марки VPower АИ-95 класса 5 за наличный расчет на автозаправочной станции топливной компании. После выполнения служебного задания сотрудник не позднее трех рабочих дней сдал авансовый отчет с кассовым чеком в бухгалтерию организации. В кассовом чеке указано: наименование марки бензина, количество, стоимость одного литра и сумма. Сумма НДС отдельной строкой не выделена. Также в чеке отсутствуют слова "НДС в том числе". Счет-фактура не представлен. В этот же день в бухгалтерию сотрудником был предоставлен путевой лист, на основании которого было списано в затраты израсходованное топливо в сумме 5 000,00 руб. Остаток неиспользованной подотчетной суммы сдан в кассу организации. Согласно внутреннему приказу руководителя организации подотчетные суммы выдается на срок не более 14 календарных дней. В соответствии с учетной политикой организации расходы на ГСМ в налоговом учете не нормируются, то есть учитываются в полном объеме. Выполняются следующие хозяйственные операции: 1. Выданы денежных средств под отчет водителю на приобретение топлива (оформление расходного кассового ордера). 2. Оприходовано топливо после утверждения авансового отчета (регистрация авансового отчета). 3. Возврат неиспользованных подотчетных в кассу организации (оформление приходного кассового ордера). 4. Стоимость израсходованного бензина учтена в расходах (оформление требования-накладной на отпуск материалов по форме М-11).
Списание ГСМ среди всех операций, связанных с их учетом, является наиболее значимой. Однако нужно не только правильно списать топливо, но и без ошибок его оприходовать. А этот процесс для ГСМ тоже имеет ряд нюансов. Рассмотрим процедуру учета этих товарно-материальных ценностей.
Особенности ГСМ, влияющие на их учет
По своей сути ГСМ (горюче-смазочные материалы) являются одной из разновидностей товарно-материальных ценностей, которые используются в качестве расходных материалов и обеспечивают работу оборудования и автотранспорта, находящихся в распоряжении юрлица. Как и любой иной материал, ГСМ приходуется при его поступлении и списывается при расходе. Для учета его движения Планом счетов (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) предназначен субсчет 3 счета 10 (10.3).
Однако порядок учета и списания ГСМ имеет ряд особенностей, обусловленных спецификой приобретения и расходования этого материала:
- Топливо достаточно редко закупается заранее с последующим хранением на территории покупателя и отпуском из этого хранения по мере необходимости. Существенно более распространенной является ситуация, когда заправка автотранспорта осуществляется на специализированных заправочных станциях, принадлежащих иному владельцу, путем налива в бак уже вышедшего на маршрут соответствующего транспортного средства некоторого количества горючего.
- В момент заправки в баке, как правило, присутствует остаток неиспользованного топлива, и на момент подведения итогов по расходу топлива за период аналогичный остаток тоже имеет место.
- Покупка-продажа авто и взятие-возврат при аренде обычно осуществляются с присутствием в его баке горючего.
Кроме того, на то, как списать ГСМ в налоговом учете, влияет требование об обоснованности таких расходов. Оно, невзирая на отсутствие в НК РФ положения о нормировании объемов списываемого горючего, фактически приводит к ограничению этих объемов, поскольку обоснованность в реальности достигается введением норм расхода. В то же время списание в бухучете ничем не ограничено. Поэтому наличие перерасхода ГСМ будет приводить к разницам между бухгалтерским и налоговым учетами.
Покупка топлива за наличку и по топливным картам
Оплата за приобретаемые ГСМ может осуществляться как в момент покупки (наличными по кассовому чеку), так и путем предоплаты. Предоплата обычно безналичная, а следствием ее является либо доставка оплаченного количества топлива на территорию покупателя с обычным комплектом сопроводительных документов (накладная и счет-фактура), либо отпуск предоплаченного объема по частям с применением для этой цели топливных карт.
Топливная карта, переданная водителю, дает ему возможность осуществлять заправку в пределах относящегося к этой карте объема горючего на заправочных станциях поставщика, выдавшего эту карту. Однако ни поступление, ни списание ГСМ по самим топливным картам не делается. Они лишь служат для накопления информации об объеме, фактически отпущенном за период из предварительно оплаченного. По завершении месяца сведения о выданных по всем картам объемах поставщик сводит в единый документ (отчет об осуществленных операциях) и формирует на основании него акт об объемах и стоимости выданного топлива и счет-фактуру.
В проводках это выразится так:
- Дт 10.3 Кт 71 — покупка оплачена наличными;
- Дт 60 Кт 51 — с расчетного счета сделана предоплата поставщику;
- Дт 10.3 Кт 60 — оприходовано топливо по его стоимости без НДС;
- Дт 19 Кт 60 — учтен НДС, относящийся к полученному топливу.
Удобство применения топливных карт заключается в том, что нет необходимости в выдаче водителю наличных денег, составлении им авансового отчета и сохранении до оформления этого документа кассового чека.
Как списать ГСМ в бухучете и в налоговом учете — проводки
Прежде чем списывать ГСМ с учета (неважно какого, бухгалтерского или налогового), нужно определиться с тем, какое их количество оказалось фактически израсходованным. Для этого по каждому авто осуществляется расчет, в котором остаток топлива, имеющийся в баке на начало периода, суммируется с общим объемом поступлений в этот бак за период и из него вычитается остаток топлива, присутствующий в баке на конец периода. В бухучете всю получившуюся сумму можно списать в расход.
При включении ГСМ в расходы для целей налогового учета должно выполняться требование обоснованности их объемов (письмо Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). Как же можно обосновать расход? Сравнив его с нормативным, т. е. тем, который должен иметь место при выполнении определенной работы в определенных условиях.
Нормативный расход применительно к реально имевшему место применению автотранспорта является величиной расчетной, зависящей от фактически выполненного объема работы, применяемых норм расхода топлива и поправочных коэффициентов, отражающих особенности условий проведения работы. Нормы могут быть разработаны самостоятельно, но чаще всего для таких расчетов применяют нормативы, утвержденные Минтрансом России (распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р).
Ориентироваться на нормативный расход имеет смысл не только для целей налогового учета, но и для осуществления контроля того, как горючее расходует водитель. Отклонения в ту или иную сторону от норматива неизбежны, но они не должны превышать разумных величин. При существенных же отклонениях либо должны иметь убедительные объяснения, либо водитель должен нести ответственность за перерасход.
Как же правильно списывать ГСМ в бухгалтерском учете? Расход, несущественно отклоняющийся от нормативного, относится в затраты:
Дт (20, 23, 25, 26, 44) Кт 10.3.
Конкретный счет затрат при этом выбирается в зависимости от того, для выполнения каких именно задач предназначается то или иное авто и по какой схеме организуется учет в организации.
Не знаете свои права?
Сюда же можно отнести обоснованный перерасход. Если же доказано, что перерасход, допущенный водителем, совершен им в своих интересах, то ему может быть предъявлено требование о возмещении материального ущерба, причиненного работодателю:
Дт 73.2 Кт 10.3.
Если юрлицо не применяет ПБУ 18/02, при котором в налоговом учете на счетах учета затрат собираются расходы как принимаемые, так и не принимаемые для налогообложения, то ему удобнее на счета затрат в бухучете относить только те расходы, которые будут учтены при налогообложении, а непринимаемые (в части ГСМ это будут сверхнормативные расходы) собирать на счете 91:
Дт 91 Кт 10.3.
Нормы списания — учитываем зимний период и другие условия работы
Наступление зимнего периода для списания ГСМ, так же как и наличие ряда других факторов, выражается в применении к норме, используемой при осуществлении расчета по нормативу, повышающего коэффициента.
Для большинства районов РФ зимний период соответствует месяцам с ноября по март. А вот величина надбавки оказывается разной (от 5% до 20%). Конкретные ее значения в разбивке по регионам приведены в Приложении № 2 к распоряжению Минтранса АМ-23-р.
Кроме того, к повышению нормы приводит, например, работа:
- в крупных населенных пунктах;
- в горах;
- с буксировкой и перегонами;
- с действующим дополнительным оборудованием.
Влияют на повышение нормы списания также возраст и пробег авто. Все применяемые надбавки можно суммировать.
Как правильно учесть ГСМ, имеющиеся в авто, при покупке-продаже
А каким будет учет того топлива, с которым авто покупается, продается либо берется в аренду и возвращается из нее? Самым безопасным вариантом принятия его к учету будет оформление покупки у продавца (арендодателя) при приобретении (получении в аренду) транспортного средства. Оформится это проводкой (с выделением НДС, если в этом будет необходимость):
Дт 10.3 Кт 60.
Когда покупка по каким-то причинам оказывается невозможной, горючее придется учитывать как безвозмездно полученное:
Дт 10.3 Кт 91.
При продаже авто или возврате его из аренды выбытие топлива также лучше оформить через продажу. В этом случае списание ГСМ в проводках выразится так:
Дт 90 (91) Кт 10.3.
То есть его стоимость сформирует себестоимость продажи.
ГСМ — это разновидность материальных ценностей, обладающая рядом присущих ей особенностей в части фактического оборота. Это обусловливает некоторые характерные черты их учета. Оплачивают их обычно предварительно (по безналу) либо в момент покупки (наличными). Оприходование топлива осуществляется по мере поступления документов от поставщиков.
А вот решений в части того, как списать ГСМ в бухучете, может быть несколько. Все здесь определяется кругом задач, решаемых работой конкретного авто, и применяемой схемой учета связанных с ним расходов. Чаще всего стоимость топлива в бухучете включается в затраты. В отличие от налогового учета (в котором списываемые объемы фактически оказываются нормируемыми) в бухучете будет учтен весь израсходованный объем ГСМ, если не выявится, что возникший перерасход создан водителем в своих интересах.
Каждый автомобиль нужно «кормить» - либо бензином, либо дизельным топливом, реже - газом. Бухгалтеру же приходится разбираться с учетом расходов на горючее. На вопросы, возникающие в связи с этим у наших читателей, мы и ответим.
Для подтверждения расходов на ГСМ одних талонов мало
И. Сызоев, Московская обл.
У нашей фирмы есть автомобиль для развоза товаров покупателям. Водитель оплачивает бензин талонами, которые покупает фирма. Какой документ нам нужен для подтверждения расходов на бензин? Как отразить в бухучете движение талонов?
: Для подтверждения расходов на бензин вам понадобятся:
- путевой лист, который подтверждает расход топлива. В листе должны быть указан ыПисьмо Минфина от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 :
Номер и марка автомобиля;
Ф. и. о. водителя;
Маршрут передвижения;
Пробег автомобиля по показаниям одометра (находится на спидометре);
Расход топлива за период, на который составляется путевой лист;
- платежки и накладные на приобретение талонов.
ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА
При заправке служебного автомобиля надо сохранять все документы, полученные на АЗС, чтобы затем передать их в бухгалтерию. И не важно, как происходит оплата: наличными, талонами или по топливной карте.
Что касается бухучета талонов, то правильнее отражать их как аванс, выплаченный поставщику. После того как талоны отоварены, вы списываете цену отпущенного топлива с кредита счета 60 в дебет счета 10-3. А уже оттуда по данным путевых листов списываете реально использованное топливо в дебет счетов затрат: 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» (в зависимости от того, где задействован транспорт). Стоимость истраченного бензина определяете либо по методу ФИФО, либо по средней стоимости (это должно быть закреплено в вашей учетной политике).
Для учета движения талонов желательно завести отдельную книгу либо ведомость. Нелишним будет отражать движение талонов на забалансовом счете 006 «Учет бланков строгой отчетности». Проще это делать в условной оценке (к примеру, один талон - 1 руб. либо 1 л топлива - 1 руб.). Так вы обеспечите контроль за сохранностью талонов, и в бухгалтерской программе будет наглядно отражено, сколько осталось талонов или литров топлива, которые можно получить по талонам.
Авансовый отчет на топливную карту не нужен
Татьяна Бахчина, г. Сызрань
Когда мы выдавали водителям наличные для заправки, то требовали от них потом авансовый отчет. Теперь перешли на топливные карты. Выдаем водителям уже не деньги, а сами карточки. Они ими расплачиваются за бензин, получают на АЗС чек. Нужно ли им заполнять авансовые отчеты?
: Нет, не нужно. При получении бензина по топливной карте водитель ничего автозаправке не платит. Топливная карта - это лишь техническое средство учета оплаченного и отпущенного топлива. Полученный от АЗС документ - это тоже не чек ККТ, подтверждающий оплату бензина. Это, так сказать, замена или своеобразный дубликат накладной на отпуск топлива (обычно накладные поставщик топлива передает в конце месяца). Такой чек поможет определить, сколько бензина в литрах было заправлено в конкретную машину. Поэтому если карта не закреплена за конкретным автомобилем, то одновременно со сдачей путевых листов требуйте от водителя и чеки АЗС.
«Бензиновые» нормы облегчат общение с налоговой
Ирина Л., бухгалтер, г. Лобня
Купили на фирму две машины. Нужно ли применять какие-то нормы расхода бензина в целях налогообложения? Или можно брать расходы по факту - сколько потратил водитель на бензин, столько в расходы сразу и списывать?
: Если вы сможете обосновать, что весь бензин израсходован водителем строго для деловых целей вашей фирмы, то списывайте расходы по факту. Но на деле сложно подтвердить четкий маршрут движения автомобиля. В частности, многим водителям разрешено по окончании рабочего дня уезжать на служебных автомобилях домой. Некоторые организации подключают для фиксации маршрута автомобиля современные системы контроля за перемещением автомобиля и расходом топлива.
Если подобной системы учета нет, то лучше сверять количество израсходованного топлива с какими-либо нормами. Возможны два варианта.
ВАРИАНТ 1. Если вас устраивают «топливные» Рекомендации Минтранса, то на них и ориентируйтес ьМетодические рекомендации, введенные в действие Распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р . Для многих бухгалтеров это наименее трудозатратный вариант обосновать затраты на топливо. Плюс такого варианта еще и в том, что Рекомендации Минтранса довольно подробно проработаны: базовые нормы расхода топлива корректируются на повышающие коэффициенты, учитывающие различные факторы. Да и некоторые суды не видят в нормировании расходов на ГСМ по Рекомендациям Минтранса ничего противозаконног оПостановление 4 ААС от 05.04.2011 № А19-14025/10 .
В то же время нужно отметить, что Минфин не особо настаивает на применении минтрансовских норм, а лишь советует учитывать их в работ еПисьмо Минфина от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57 . Ведь Минтранс не вправе устанавливать какие-либо правила, влияющие на исчисление налогов. К тому же Методические рекомендации Минтранса не были официально опубликованы, а в гл. 25 НК нет никаких требований о нормировании расходов на ГСМПостановление 16 ААС от 20.04.2012 № А61-263/09 .
ВАРИАНТ 2. Если вам удобнее разработать собственные нормативы расхода топлива, то списывайте ГСМ по самостоятельно утвержденным нормам.
Но какой бы вариант вы ни выбрали, без путевых листов не обойтись.
Если минтрансовской нормы нет, можно разработать свою
Елизавета Круглова, г. Дубна
Бензин списываем на расходы по нормам из минтрансовских Рекомендаций. Сейчас купили грузовую «газель» ГАЗ-3302. А для нее нормативов нет. Что посоветуете? Списывать по факту или самим разработать норму?
: С нормативом всегда удобнее: это позволит контролировать водителей и подтверждать обоснованность расходов. Вы можете ориентироваться на расход топлива, приведенный в технической документации изготовителя машин ыПисьмо Минфина от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6 . Правда, он не учитывает многих факторов - загрузку автомобиля, езду в пробках или в зимнее время.
Поэтому норму расхода, которую указал изготовитель, лучше взять лишь за основу норматива. А дальше - работаем с ней так, как это предлагает Минтранс в своих Рекомендациях. В частности, эту норму увеличиваем на повышающий коэффициент, зависящий:
- от возраста автомобиля и его пробега: старше 5 лет с общим пробегом более 100 тыс. км - до 5%; старше 8 лет с общим пробегом более 150 тыс. км - до 10%;
- от зимней эксплуатации - коэффициент может быть до 10%;
- от использования кондиционера или климат-контроля - к базовой норме прибавляем до 7%;
- от числа жителей населенного пункта: чем больше город - тем больше коэффициент.
Кроме того, для грузовика к базовой норме расхода прибавляется дополнительный расход - 2 л бензина на тонну груза в расчете на 100 км пробега.
Командировка на личной машине = лишние документы
Марина Сергеевна, бухгалтер, г. Тула
Директор ездил в командировку на личном авто, привез чеки на бензин, ему все оплатили и списали на расходы. Сейчас внутренний аудитор считает это нарушением. Говорит, что расходы документально не подтверждены: нет ни путевого листа, ни приказа, в котором было бы прописано, что директор может пользоваться личным авто для служебных целей. Прав ли аудитор?
: Да, ваш аудитор прав. Без путевого листа нельзя признать расходы на топливо обоснованными. А оформить использование автомобиля в служебных целях можно двумя способами.
Первый - можно составить соглашение с директором об использовании его автомобиля на период командировки. Тогда вы должны будете выплатить ему компенсаци юст. 188 ТК РФ . Однако учтите, что для целей налогообложения прибыли компенсационные выплаты нормируютс яподп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ ; п. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92 :
РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ
Если сотрудник часто использует личное авто для служебных поездок, то в налоговом плане выгоднее заключить с ним договор аренды, чем выплачивать ему компенсацию.
- по легковым авто с двигателем до 2000 куб. см включительно - не более 1200 руб. в месяц;
- с двигателем свыше 2000 куб. см - не более 1500 руб. в месяц.
Причем, по мнению налоговых инспекторов и Высшего арбитражного суда, этот компенсационный норматив включает в себя возмещение абсолютно всех расходов работника, включая и затраты на ГСМПисьма УФНС по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@ ; Минфина от 16.11.2006 № 03-03-02/275 ; Решение ВАС от 14.09.2009 № ВАС-10278/09 . Поэтому, по мнению проверяющих, для целей налога на прибыль компенсацию учесть можно, а вот возмещение транспортных расходов (оплату бензина, масла и т. д.) - уже нельзя.
Поэтому более приемлем второй вариант - оформить с директором договор аренды его машины с экипажем. Тогда вы сможете учесть в расходах и арендную плату за машину, и расходы на бензин, подтвержденные путевыми листами. На учет в расходах платы за аренду машины никаких норм нет - сколько пропишете в договоре, столько и учтете в расхода хподп. 5 п. 1 ст. 254 , подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ ; ст. 646 ГК РФ ; Письмо Минфина от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649 . Только не забудьте удержать НДФЛ с арендной платы, полученной директором. А вот с суммы возмещения расходов на ГСМ НДФЛ удерживать не нужн оподп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ ; Письмо ФНС от 25.03.2011 № КЕ-3-3/926 .
ГСМ может быть и товаром
Виолетта Роскина, бухгалтер, г. Йошкар-Ола
Устроилась в организацию, которая занимается грузоперевозками. Своих машин нет - заключили договоры перевозки с водителями-предпринимателями. За рейс выплачиваем деньги водителю так: берем согласованную цену рейса, из нее вычитаем стоимость отпущенного ему бензина, который закупает наша фирма. Количество ГСМ определяется по договоренности с водителем.
ГСМ списывается по реестру на водителей, реестр прикладывается к требованию-накладной. Отпущенный водителям бензин учитывается как расходы фирмы, НДС принимаем к вычету. Путевых листов у нас нет. Получается иногда, что в пересчете на 100 км расход топлива - 100 литров. Сомневаюсь, правильно ли все это?
: Разумеется, нет. Расходы на ГСМ вы учесть в расходах не можете - у вас нет ни собственного, ни арендованного транспорта.
В вашей ситуации получается, что вы расплачиваетесь с предпринимателями частично деньгами, частично - бензином за оказанные вам услуги по перевозке. Поэтому вам надо отражать реализацию бензина. Причем надо начислять на его стоимость НДС. А в расходы вы сможете списать стоимость рейса и покупную цену приобретенного бензина (проданного как товар).
И учтите, что сложившаяся у вас ситуация очень похожа на схему минимизации налогообложения. Инспекторы при проверке наверняка заподозрят, что вы проводите покупку бензина через свою фирму лишь для того, чтобы необоснованно заявить вычет входного НДС по топливу.
Чтобы избежать претензий при налоговых проверках (хотя бы по будущим операциям), лучше заключить прозрачный договор с водителями-перевозчиками. К примеру, водители сами могут покупать топливо, а его стоимость они затем учтут при расчете конечной цены перевозки. Тогда топливо вообще не будет проходить как отдельный расход в вашей организации. Если водитель-предприниматель - плательщик НДС, то вы сможете принять к вычету НДС, предъявленный вам по его услугам.
Стоимость израсходованного не по назначению бензина можно удержать с водителя
Светлана Якобсон, Московская обл.
Наши водители, как правило, укладываются в нормы расхода топлива (мы применяем минтрансовские). Но бывают и исключения. Иногда - по объективным причинам, иногда - видно, что водитель хитрит. В первом случае - признаем превышение в бухучете как наш расход (не учитываемый при расчете налога на прибыль), во втором - удерживаем разницу из зарплаты работника. Нужно ли при удержании денег с водителя оформлять реализацию ему бензина? И что с НДС по бензину?
: Оформлять продажу бензина работнику не нужно. Ведь вы всего лишь получаете компенсацию. При этом взысканную стоимость топлива нельзя включить в расходы ни в бухучете, ни в налоговом учете. Также НДС, приходящийся на нее, нельзя принять к вычету. В бухучете это можно оформить такими проводками:
Покупка бензина за наличные - проблема с вычетом НДС
Инна Щеглова, г. Мурманск
Водители иногда покупают бензин за наличные деньги. Естественно, никакого счета-фактуры они не приносят. Только авансовый отчет и приложенный к нему чек, в котором выделена сумма НДС. Можем ли мы по этому чеку принять к вычету НДС по бензину?
Рассмотренные в статье судебные решения можно найти: раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс: Этот вопрос возникает у бухгалтеров довольно часто. И ответить на него однозначно нельзя. Инспекторы и Минфин считают, что вычет НДС по топливу возможен только при наличии счета-фактур ыПисьма Минфина от 03.08.2010 № 03-07-11/335 , от 09.03.2010 № 03-07-11/51 , от 15.06.2010 № 03-07-11/252 . Так что если не хотите сложностей - не берите НДС к вычету. Если же есть силы поспорить, то можете входной НДС предъявить к вычету и сослаться на Высший арбитражный суд. В одном из решений он подтвердил, что чека ККТ с выделенной суммой НДС достаточно, чтобы принять этот налог к вычет уПостановление Президиума ВАС от 13.05.2008 № 17718/07 . Его позицию взяли на вооружение и федеральные арбитражные суд ысм., например, Постановления ФАС МО от 23.08.2011 № КА-А41/7671-11 ; ФАС ЦО от 05.08.2010 № А64-3986/09 .
